Hướng Dẫn Tự Xuất Dữ Liệu Chấm Công Đơn Giản Cho Doanh Nghiệp

Tại sao cần biết cách tự xuất dữ liệu chấm công?

Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đều dùng máy chấm công vân tay hoặc khuôn mặt để quản lý nhân viên. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết cách tự xuất dữ liệu chấm công để làm bảng lương, đối chiếu công, hoặc lưu trữ.

Biết cách tự xuất dữ liệu giúp bạn:

• Tiết kiệm thời gian và công sức tổng hợp mỗi tháng.

• Giảm sai sót khi tính lương thủ công.

• Chủ động trong việc theo dõi giờ làm, tăng ca, đi muộn – về sớm.

Các dạng dữ liệu chấm công phổ biến

Khi xuất dữ liệu từ máy chấm công, bạn có thể nhận được các định dạng sau:

• Excel (.xls / .xlsx): Dễ chỉnh sửa, tính lương.

• Text hoặc CSV: Dùng cho phần mềm kế toán, HRM.

• PDF: Dạng cố định, tiện in ấn, báo cáo nội bộ.

Hướng dẫn tự xuất dữ liệu chấm công đơn giản

Bước 1: Kết nối máy chấm công với máy tính

• Kết nối qua cáp USB, LAN hoặc WiFi.

• Kiểm tra phần mềm tương thích (VD: IVMS-4200, HikCentral, Zktime.net, Mita Pro, Wise Eye, ...).

Giao diện xuất báo cáo chấm công phần mềm IVMS-4200 dành cho máy chấm công Hikvision

Giao diện phần mềm MitaPro dành cho máy chấm công Ronald Jack

Giao diện phần mềm Zktime.net dành cho máy chấm công Zkteco

Bước 2: Mở phần mềm chấm công

• Đăng nhập tài khoản quản trị.

• Truy cập “Báo cáo” → “Xuất dữ liệu” hoặc tương tự.

Bước 3: Chọn khoảng thời gian xuất dữ liệu

• Chọn từ ngày → đến ngày cần lấy công.

• Có thể lọc theo phòng ban hoặc nhân viên.

Bước 4: Chọn định dạng file xuất

• Chọn Excel (.xlsx) để dễ xử lý, hoặc PDF để lưu trữ.

• Nhấn Xuất dữ liệu, chọn vị trí lưu file.

Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ

• Mở file để xem thông tin công, đi muộn, tăng ca.

• Lưu trữ theo tháng/năm để tiện tra cứu.

Lỗi thường gặp khi xuất dữ liệu chấm công

* Mẹo nhỏ: Nên tải dữ liệu về mỗi tuần để tránh bị trùng hoặc mất dữ liệu khi máy đầy bộ nhớ.

Lợi ích khi tự xuất dữ liệu chấm công

• Chủ động, nhanh chóng trong việc quản lý nhân sự.

• Giảm phụ thuộc vào bộ phận kỹ thuật hoặc dịch vụ ngoài.

• Dễ tích hợp với các phần mềm kế toán, quản lý lương.

• Tối ưu quy trình chấm công – tính lương nội bộ.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tự xuất dữ liệu chấm công ngay tại văn phòng.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối, cài đặt hoặc muốn hướng dẫn trực tiếp qua phần mềm máy chấm công các hãng Hikvision, ZKTeco, Ronald Jack,,... hãy liên hệ Công ty TNHH Công Nghệ Viễn Thông Vina – đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ miễn phí 24/7, giúp bạn thao tác dễ dàng và chính xác nhất.

Quý khách cần hỗ trợ xin vui lòng liên hệ: 028.62.677.398 - 0909.605.998

Email: info@vienthongvina.net

Địa chỉ: 20/50 Đường số 5, Phường Bình Hưng Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Rất mong được sự ủng hộ và góp ý của quý khách, để xây dựng thương hiệu Viễn Thông Vina toàn diện hơn.